Мудрый руководитель постоянно стремиться анализировать работу коллектива. Это способствует выявлению слабых мест в проводимых процессах, улучшению взаимопонимания, взаимодействия сотрудников. Такой подход во многом предотвращает конфликтные ситуации, способствует здоровой атмосфере в компании.
При ведении бизнеса существует определенные инструменты, применяющиеся для организации здоровой рабочей среды: систематические планерки, летучки, собрания. Все это относится к такому понятию, как ретроспектива в команде. И это сегодня основная тема нашей статьи.
Что такое ретроспектива в управлении проектами
Ретроспектива в команде – это встреча коллег и руководства для обсуждения продвижения проекта в общем или определенного этапа. В ходе обсуждений могут быть предложены новые решения, пути избежания проблем.
Retrospective может проводиться как в online режиме, так и в offline, 1-2 раза в квартал, после прохождения определенного этапа – это зависит от потребностей коллектива. В ходе встреч происходит обмен мнениями, анализ текущей ситуации, ошибок, перспектив. Общение происходит под руководством модератора, человека, наблюдающим за обсуждением, следящим, чтобы могли высказаться все желающие.
Ретроспектива в команде не считается официальным совещанием, ее основная задача – дать людям возможность открыто высказаться, проявить эмоции: проявить недовольство положением вещей, поддержать коллегу, похвалить или прокомментировать нововведение и т.д. Это внутреннее мероприятие, поэтому на него не приглашаются партнеры, инвесторы, распространители, клиенты.
Как ретроспективы связаны с Agile
Подобные встречи можно проводить в различных проектах, при использовании разных методологий управлений. Обычно предпочитается ретроспектива в Agile. Это структурированные собрания, приводящиеся по итогам определенного периода, стадии работы. Основная цель сводится к анализу проведенных мероприятий, выявлению ошибок и успешных шагов, далее к определению подходов для улучшения показателей.
Связь ретроспективы с Agile состоит в том, что она – основная часть Agile-методологий. Это позволяет бизнесу систематически работать над результатами проектов.
Почему важно проводить ретроспективу в команде
Преимущества проведения ретроспективы в команде заключаются в следующем:
- Возможность всесторонне оценить степень успешности определенных практик, выявить области для приложения дополнительных усилий;
- Формируется среда для появления новых идей – это возможность и место для проведения мозгового штурма, обсуждения новых подходов, рассмотрения шагов по оптимизации процессов;
- Укрепляются рабочие связи, сплачивает коллектив общими задачами, коллегиально принятыми решениями;
- Повышается ответственность за получаемые результаты, сотрудники могут самостоятельно влиять на некоторые процессы.
Этапы и техники проведения ретроспективы
У retrospectives не предусмотрен определенный регламент. Команда выбирает подходящий для нее формат. Но в любом случае существуют ряд этапов, которые будут иметь место в каждой встрече.
Как подготовиться к ретроспективе
Чтобы провести ретроспективу в команде, необходимо:
- Определить место мероприятия;
- Назначить модератора;
- Определиться с составом участников;
- Определить временной регламент, время проведения и выступлений;
- Подумать, кто мог бы вести протокол;
- Каким образом будет храниться документация.
Этап сбора информации и анализа
Пришедшие на встречу рассказывают о работе, которая была ими проделана на определенный период времени. Это поможет модератору выделить основные моменты, которые волнуют участников, выявить общий настрой. От таких наблюдений ведущий будет отталкиваться, модерируя обсуждения.
Прозвучавшая информация становится объектом анализа: что требует поощрения, доработки или другого подхода. Дело модератора – следить, чтобы возможность высказать свое мнение была у всех присутствующих. Если необходимо, задаются наводящие вопросы. Это подогревает дискуссию.
Генерация идей для улучшений
В идеале на этот этап должно отводиться примерно 30% от всего запланированного времени. Подразумевается своеобразный мозговой штурм. Обсуждение отталкивается от имеющихся проблем и перерастает в генерацию идей по их преодолению. Условно, приемлемо любое мнение. Если одни выдвигают реалистичные или неожиданные решения, то другие могут реалистично оценивать их пользу или рациональное зерно в безумной на первый взгляд идее.
Другой подход – посмотреть на проведенную работу глазами руководства, подметить слабые места, предположить, что можно поменять.
Планирование дальнейших действий
Определяются конкретные действия, которые будут иметь место в очередном периоде, на следующем этапе. Необходимо понимание, что конкретно в силах исправить участники встречи, кто будет отвечать за определенные участки работы.
Один из способов определиться с дальнейшими действиями, записать все предложения и проголосовать за их принятие. Упор сделать на тех, кто набрал большее число голосов.
Другой способ выработать дальнейший план – разграничить зоны влияния на те, где коллектив имеет возможности что-то менять и на те, где от сотрудников мало что зависит. От этого зависит степень реалистичности принятых решений.
Завершение встречи и подведение итогов
Конечный этап – подведение итогов с выработкой конкретного плана действий, закрепления новых подходов к старым проблемам.
Один из способов оценить работу ретроспективы в команде – предложить участникам выставить баллы от 1 до 5 с аргументацией своего решения.
Можно просто попросить собравшихся поочередно поблагодарить участников за высказанные мнения, идеи.
Какие инструменты помогут организовать ретроспективу
Для работы ретроспективы в команде могут подойти и физические, и цифровые инструменты. Все зависит от формата проведения встречи. Если планируется офлайн мероприятие, будет достаточно доски, бумажных носителей, маркеров, цветных стикеров.
Если планируется онлайн-мероприятие, то не обойтись без сервиса, обеспечивающего видеоконференции (например, Meet, Контур.Толк, Я.Телемост), online-досок.
Основные ошибки при проведении ретроспектив и способы их избежать
Существует ряд промахов, которые могут повлиять на успешность проведения командной встречи:
- Плохая подготовка или ее отсутствие. Необходимо заранее подготовить повестку, продумать план ведения обсуждений, методы формулирования продуктивных выводов;
- Акцент исключительно на негативных моментах. Дискуссия должна включать в себя различные по эмоциональному окрасу аспекты. Фиксировать следует не только погрешности, но и успехи, чтобы не создавалась мнение о провальности проекта;
- Формальное сборище с беглой констатацией фактов. Суть ретроспективы во взаимодействии, коллективном обсуждении, генерации новых подходов;
- Игнорирование принятых решений. Согласованные действия должны находить свою реализацию на деле, а не на бумаге;
- Не выработан план действий на следующий период, не назначены ответственные лица. Необходимо отслеживать выполнение достигнутых договоренностей;
- Недостаточная степень доверия между участниками команды. Следует работать над общим климатом в коллективе, прибегать к тимбилдингу, прививать культуру общения.
Заключение
Проведение ретроспективы в команде – это своеобразное исследование бизнеса самого себя. Насколько коллектив замотивирован, заинтересован в результатах, способен принимать решения. При правильной постановке дела сотрудники становятся генератором новшеств, конструктивными критиками. Все это идет на пользу дела, дальнейшего развития проектов.
